Сегодня мы с вами поговорим о том, как вести деловые переговоры. И для начала давайте разберемся в том, что же обозначает этот термин.
Деловые переговоры — это форма делового общения между партнерами, она направлена на поиск конструктивного подхода к решению проблемы, заключение договоров и сделок и решение спорных вопросов.
Любые деловые переговоры предполагают несколько этапов, и одним из важнейших является подготовка. Профессионалы знают важнейшее правило: плохая подготовка неизбежно приведет вас к неудачным результатам. Поэтому грамотное планирование оказывается решающим фактором успеха.
Предварительно обсудите с партнером по переговорам (оппонентом) количество человек, участвующих в переговорах, и выясните какие есть пожелания по формату беседы. Соберите данные обо всех участниках: ФИО, должность - для того, чтобы знать, как к ним обращаться. Обсудите интересы сторон и те результаты, которых вы хотите достичь.
Далее переходим к выбору места и времени встречи. Лучше обсуждать дела в первой половине дня — на свежую голову, пока еще не накопились дела и усталость. Проговорите с партнерами, когда и где им бы хотелось встретиться, при этом предложите свой вариант, но обязательно следует рассказать, почему именно в этом месте и в это время лучше всего провести беседу.
Следующий важный момент — это определить, в каком виде будет представлена информация — презентация, фильм, документ или показ продукта. Потому что важно подготовить необходимое оборудование — проектор, монитор, компьютер или копии договора в достаточном количестве.
Далее необходимо подготовить план действий: основной текст-шпаргалку с тезисами, возможными вопросами и ответами — например, отчеты, таблицы или подтверждающие документы, а также варианты решения возможных проблем.
Важно помнить о том, что на важную встречу необходимо приходить опрятным и чистым. Встречают по одежке, поэтому продумайте свой образ заранее. Это необязательно должен быть костюм или вечернее платье — все зависит от общей обстановки и дресс-кода остальных участников.
И, наконец, чтобы переговоры проходили комфортно — начинайте беседу с простых вопросов. Когда почувствуете дружественную и спокойную атмосфера, переходите к главному вопросу. Все участники с большей легкостью смогут услышать и понять мнения обеих сторон.
Этап подготовки мы завершили и пора переходить к следующему важному моменту - Мнения двух сторон. На этом этапе важно выслушать партнеров и не бояться, в спорных ситуациях задавать уточняющие вопросы. Ваши партнеры — такие же живые люди, со своими потребностями, мыслями и чувствами. Они так же переживают и волнуются, и конечно же в чем-то сомневаются. Поэтому во время беседы важно помогать друг другу и поддерживать.
Пока вторая сторона приводит аргументы и делится идеями — помечайте ключевые тезисы или включите диктофон, чтобы после встречи вы смогли еще раз прокрутить в голове варианты решения проблемы.
Во время своей речи постарайтесь не отклоняться от темы и ключевой задачи выступления, не добавляя в рассказ лишнюю «воду».
Заслушав мнения сторон, пора переходить к этапу обсуждения.
Переходя к главному, а именно — поиску решения проблемы, необходимо быть аккуратным, не уходить в спор и не повышать голос. Важно уважать своего собеседника и постараться в спокойном тоне обсудить взаимовыгоду.
Если же партнер по переговорам нервничает, переключите на время его внимание. Например, расскажите об обратной стороне «хорошего», по его мнению, решения. Если подобного аргумента у вас нет, просто предложите сделать небольшой перерыв. Помните, ваша цель — достичь соглашения на выгодных для всех сторон условиях.
И наконец, последний этап переговоров - принятие решения и достижение согласия.
Когда вы придете к согласию, переходите к подписанию договора. Это можно сделать на месте или через несколько дней — как только одна из сторон подготовит бумаги. Все нюансы оговаривается на встрече, где обе стороны обозначают сроки, утверждают окончательное решение и выбирают критерии для оценки его эффективности.
Переговоры завершены… но есть еще один важный момент, который необходимо учитывать для достижения поставленной цели – это роли участников переговоров. Об этом мы поговорим через неделю.
Инна Воронова - Президент регионального отделения МОО РПП в г. Мурманск, Председатель комитета по работе со СМИ МОО РПП